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En el desarrollo del trabajo científico, el investigador habitualmente se ve obligado a gestionar una gran cantidad de material informativo de diversos tipos. Este material documental normalmente tiende a crecer de forma incontrolada, de modo que el uso de métodos manuales para gestionar toda esta información se hace ineficiente. Tradicionalmente, los investigadores han recurrido a diversas herramientas informáticas, principalmente gestores de bases de datos de propósito general, para almacenar y gestionar esta información, aunque en los últimos tiempos han aparecido nuevos programas especializados diseñados específicamente para esta tarea: los gestores bibliográficos personales. Podríamos definir los gestores de referencias bibliográficas como aplicaciones destinadas a manejar bases de datos de referencias bibliográficas obtenidas a partir de distintas fuentes (Medline, Mla, EconLit, LISA, catálogos,…) capaces de crear, mantener, organizar y dar forma a referencias bibliográficas de acuerdo con diferentes estilos de citación.

En la actualidad existe una gran variedad de estos productos, siendo uno de los más reconocidos el software de Thomson llamado Procite. Una aplicación con la que podremos importar registros directamente desde bases de datos como la de Web of Knowledge , obteniendo bases de datos personales, pudiendo usar estas referencias para nuestros artículos. Producido por ISI ResearchSoft!, ProCite se adapta al trabajo más exigente del investigador, ya que dispone de una amplia variedad de formatos de entrada y salida, esta característica, junto a la facilidad de uso, hace del mismo uno de los programas de gestión de bases de datos más populares. ProCite es de gran efectividad para la gestión de las referencias bibliográficas con las que trabaja el investigador, ya que pueden importarse directamente desde el procesador de texto, tanto para insertar citas en el texto, como para elaborar una bibliografía al final del mismo. También es adecuada para mantener una base de datos de referencias bibliográficas en línea o editarla en CD-ROM. La gestión y análisis de los resultados de las búsquedas realizadas en las bases de datos bibliográficas posibilitan la organización de la información y el descubrimiento de sus patrones de comportamiento. Procite es precisamente un instrumento reconocido por su utilidad en este sentido.  Este tipo de aplicaciones son ideales para desterrar pesados trabajos como el de reescribir largas listas de referencias bibliográficas. Si a esto le sumamos que las principales revistas biomédicas han adoptado un formato estandarizado de escribir y citar en el texto las referencias bibliográficas, lo que más tarde se llamó el estilo Vancouver, tenemos en los gestores de referencias bibliográficos, unos grandes aliados. Dentro del mercado encontramos también la aplicación EndNote con una larga trayectoria. El programa está diseñado para PC bajo MS-DOS, Windows o Macintosh y cuenta con ventajas tales como la posibilidad de integrarse con la norma Z30.50. Con estas aplicaciones podremos manejar bases de datos de referencias bibliográficas, teniendo a nuestra disposición versatilidad en los formatos de salida, de acuerdo con diferentes estilos de citación y la posibilidad de incluir las referencias en textos de artículos científicos.

Destacamos algunas de las posibilidades que nos ofrecen estas aplicaciones, no son todas pero si algunas de las más relevantes;

  1. Enlace a páginas web de Internet o a archivos PubMed. Permiten realizar búsquedas en Internet o en Pubmed desde su propio entorno.
  2. Enlace a ficheros que cumplan la normativa OLE en Windows, como son los programas de estructura química y gráficos. Posibilitan descargar ficheros y copiarlos en otras ubicaciones.
  3. Edición de referencias, busca/reemplaza, reemplaza/corta y funciones de movimiento.
  4. Creación de grupos de referencias para identificar un subconjunto específico de una base de datos.
  5. Búsqueda en base de datos personal con operadores relacionales y combinaciones lógicas.
  6. Visión preliminar e impresión de bibliografías con formato específico, o salva como un documento de MS WORD, Corel, WordPerfect , HTML, o ficheros de texto.
  7. Creación instantánea de índices de sujetos y bibliografía. Incluso, permiten la selección de términos específicos en un campo.
  8. Personalización del manejo de duplicados durante el procesamiento de la información.
  9. Importación de ficheros de texto a partir de fuentes electrónicas. Con cierta función para usar Biblio-Link, posibilita realizar referencias sin necesidad de reescribir la información.
  10. Importación de libreros de registros, delimitados por comas y tabuladores.
  11. Recuento de ocurrencias en los campos indizados, o la posibilidad de personalizar los filtros de importación.

 

Podemos introducir datos… De forma manual gracias a estructuras predefinidas que representan los diferentes tipos de publicaciones: artículos de revista, mapas, libros, capítulos de libros, informes, etc. Cada uno de ellos tiene campos comunes como autores, año, fuente, resumen, palabras clave, junto a campos específicos del tipo de publicación. En dichos campos podemos almacenar una considerable cantidad de caracteres, teniendo en cuenta que estamos en una base de datos bibliográfica y no documental. Además disponemos de “diccionarios” de autores, palabras clave y nombres de revistas, a las que se puede acceder durante la entrada de datos. Esto acelera la entrada manual, evita errores y permite conocer previamente si estos términos se encuentran en nuestra base de datos.

Podemos importar registros… Una de las características más apreciadas de este tipo de programas es la capacidad de importar registros descargados de las principales bases de datos bibliográficas online o en CD-ROM. Si no se encuentra el formato de una base de datos de la que deseemos importar, o bien éste ha cambiado, tenemos la posibilidad de modificar los existentes o crear un nuevo filtro. En otros casos se facilitan módulos de importación bajo demanda por parte de la empresa creadora del programa. Casi todas estas aplicaciones permiten importar y exportar bases de datos con campos y registros delimitados por marcas -como comas o retornos de carro-, con lo cual se pueden traspasar los datos entre uno y otro a través de pasos intermedios no siempre fáciles y llevarlos a cabo con éxito. Al igual que desde la entrada de datos, estos programas pueden, durante el proceso de importación, detectar la presencia de registros duplicados, y algunos permiten la edición de los registros durante este proceso. Los gestores bibliográficos suelen contener excelentes módulos de captura de registros bibliográficos fáciles de usar, perfectamente integrados y que contienen la mayor parte de los servicios en CD-ROM y online.

Nos ponemos a buscar… Y nos encontramos con que una vez creada la base de datos con nuestras referencias, y desde la perspectiva de organización de un archivo personal o de una pequeña biblioteca, obtenemos una gran capacidad de búsqueda y rapidez. Las búsquedas se suelen realizar en campos determinados, aunque también existe la posibilidad de buscar en toda la base de datos, y pueden ser asistidas mediante formularios o pantallas preconfiguradas. Es posible acceder a la lista de términos de los campos indizados y construir búsquedas complejas en varios campos o combinando términos con los operadores booleanos clásicos. Podemos utilizar operadores relacionales, truncamientos, comodines, están disponibles en algunos de estos programas, así como la posibilidad de acotar las búsquedas o la de guardar la estrategia para su uso posterior.

En este breve paseo por el mercado de los gestores de referencias bibliográficas, nos hemos quedado con unas ideas básicas.

Son programas que permiten:

  1. Integrar y organizar referencias bibliográficas obtenidas de diferentes fuentes (catálogos, bases de datos, Internet, etc.) en su propia base de datos.
  2. Crear bibliografías y listas de lecturas recomendadas en un formato normalizado.
  3. Desarrollar de forma automática la lista de referencias bibliográficas de los documentos citados y las notas a pie de página al final de su documento de trabajo.